Perguntas & Respostas
Aqui pode obter respostas a perguntas frequentes sobre o Arquivo Distrital da Guarda (ADGRD), os serviços que presta e sua forma de pagamento, incorporações, avaliação e conservação de documentos.
Qual a natureza orgânica do Arquivo Distrital da Guarda (ADGRD) ?
O Arquivo Distrital da Guarda é um arquivo público, estatal, unidade orgânica flexivel da DGLAB - Direcção Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, dependente do Secretário de Estado da Cultura. É um arquivo de âmbito regional, cuja área de actuação coincide com a área do Distrito da Guarda.
Que informações posso obter neste site?
Neste " web site" pode obter informações sobre todos os serviços prestados pelo ADGRD, bem como conhecer o património arquivístico detido.
Quais os serviços prestados pelo ADGRD, a que posso ter acesso "on line" ?
Um dos objectivos deste site, é disponibilizar "on line" o maior número de serviços possível. Assim, pode, através deste site, solicitar certidões ou outra forma de reprodução de documentos, pesquisas, transcrições de documentos, consultar boa parte dos instrumentos para recuperação da informação contida nos documentos detidos pelo ADGRD (inventários, catálogos, etc), marcar visitas de estudo, solicitar apoio técnico, solicitar incorporações. Pode também, aqui solicitar quaisquer informações, apresentar sugestões ou reclamações.
Posso pedir ao ADGRD para fazer pesquisas de informação na documentação que detém ?
Sim pode. Quando solicitado ao ADGRD, poderão ser feitas pesquisas, dentro de um determinado âmbito temporal, importando tais pesquisas em custo previsto na tabela de preços. As pesquisas são feitas desde que o requisitante forneça os dados essenciais à localização da informação e esta apenas implique uma pesquisa documental relativamente breve (até três horas por pedido)
Para solicitar uma certidão ou outra reprodução não autenticada de um documento é necessário o requisitante deslocar-se ao ADGRD ?
Não. Desde que suficientemente identificado, o documento a certificar, ou a reproduzir, pode ser solicitado por carta, fax, mail, ou através do preenchimento "on line" de formulário neste site. O documento será enviado via postal. Ao custo de tabela apenas poderão acrescer o custo com os portes de correio registado para envio dos documentos.
Como efectuar o pagamento de serviços (certidões e cópias) solicitados por carta, fax, e-mail ou através do site ?
O pagamento de serviços poderá ser feito pelo envio da quantia devida, na forma de cheque, vale postal ou outro bom meio de pagamento, desde que emitido em Euros e à ordem de "Arquivo Distrital da Guarda". Pode também ser feito o pagamento por transferência bancária para a conta com o NIB 078101120112001327297.O pagamento de serviços por transferência bancária ordenada do estrangeiro deve creditar a quantia devida na conta com o IBAN - PT50078101120112001327297 / BIC - IGCPPTPL..
Como consultar os documentos detidos pelo ADGRD ?
A consulta dos documentos é feita na sala de leitura, mediante preenchimento de requisição. A consulta de reproduções digitais dos documentos detidos, é possivel a partir do repositório do ADGRD em http://digitarq.adgrd.dgarq.gov.pt/ .
Podem-se publicar reproduções de documentos detidos pelo ADGRD ?
A publicação de reproduções de documentos detidos pelo Arquivo Distrital da Guarda, carece de autorização prévia.
Que tipo de documentação pode ser incorporada no ADGRD ?
O ADGRD, desde que tenha capacidade para tal, incorpora obrigatoriamente documentação de conservação permanente, proveniente: dos registos civis, cartórios notariais, dos tribunais e de serviços públicos extintos. Poderá também, incorporar documentação proveniente de outras entidades, desde que aquela seja considerada património arquivístico que deva ser conservado.
Quem pode solicitar apoio técnico do ADGRD ?
Entidades públicas ou privadas, sediadas na área do Distrito da Guarda, podem solicitar ao ADGRD apoio técnico ou serviços de consultoria.
A não existência de portaria que regule a eliminação de documentos de um serviço público, implica a impossibilidade desse serviço abater documentação ?
Não. O serviço após efectuar uma conveniente avaliação da documentação do seu arquivo, de seleccionar a documentação que seja considerada desprovida de valor que justifique a sua conservação permanente, poderá solicitar a autorização à DGLAB, para proceder à sua eliminação. O ADGRD, se solicitado, fornecerá apoio técnico ao nível da concepção e implementação dos processos de avaliação e selecção de documentos.
Quais os cuidados a ter para conservar os documentos de arquivo ?
Os documentos de arquivo apresentam-se nos mais diversos suportes e formas (material cartográfico, manuscrito, dactilografado, fotografias, documentos digitais e electrónicos, etc). As características materiais dos suportes onde consta a informação podem requerer estratégias de conservação especiais. O controlo da utilização, correcto acondicionamento, boa higienização e condições ambientais estáveis (humidade relativa no ar entre 45%-55% e temperatura entre 16º-21º) são condições que devemos assegurar para uma conservação preventiva de documentos de arquivo em suportes "tradicionais" (papel, pergaminho e similares). Para definição de uma correcta estratégia de conservação preventiva de documentos de arquivo poderá contactar o ADGRD.
